Kyproksella opiskelemassa EU-projektinhallintaa

Blogi Opistopistoja

Aikuisopiston Erasmus+ KA104 -hanke 21. vuosisadan opisto käynnistyi viimeinkin.

Sisältö

Tammikuussa 2020 Aikuisopiston Erasmus+ KA104 -hankkeen 21. vuosisadan opisto oli tarkoitus alkaa, katselin jo projektinhallintakurssia Italiassa maaliskuussa... mutta kuinka sitten kävikään, ja melkein kaksi vuotta kului ennen kuin ensimmäiset matkalaiset pääsivät maskottimme Vanda-kalan kanssa matkaan. Olin yksi ensimmäisistä lähtijöistä, ja koska olen hankkeen koordinaattori - eikä vastaavanlaisia hankkeita ole Aikuisopistolla koskaan tehty - osakseni tuli osallistua projektinhallintakurssille. Marraskuussa 2021 pakkasin laukkuni, ja matkustin Kyproksen Limassoliin Shipcon Oy:n järjestämälle Efficient & Effective Project Management for EU funded Projects -kurssille.

""

Vanda Limassolin arkeologisessa museossa

Saavuin - harvinaista kyllä - sateiseen Limassoliin jo lauantaina, vaikka kurssi alkoi vasta maanantaina. Hotelli oli pienoinen pettymys, mutta majoittuminen oli kätevästi samassa paikassa kuin missä kurssi järjestettiin, joten hyvä näin. Huone oli kuitenkin iso ja siisti, ja siinä oli jopa keittiönurkkaus. Sunnuntaina paistoi aurinko ja Vanda-kalan kanssa tutustuimme Limassoliin ja kävimme mm. arkeologisessa museossa.

Maanantaina hotellin kokoustilassa istui yli 20 kurssilaista. Osallistujia oli Puolasta, Slovakiasta, Liettuasta, Virosta, Ranskasta, Hollannista, Romaniasta ja Belgiasta, ainakin. Hyvin monet osallistujat työskentelivät yliopistossa, eli aivan suoraan Aikuisopistolle sopivia potentiaalisia hankekumppaneita siellä ei tuntunut olevan, mutta mukavaa porukkaa joka tapauksessa.

Kurssin opettajana toimi Dr Efstratios Georgoudis, mutta me kutsuimme häntä vaan helpommalla nimellä Stratos. Hän on kokenut EU-projektien arvioija ja tuntui olevan oikein hyvin perillä EU projektien rahoituksesta ja projektien hallinnasta, eli ammattilainen. Hyvin pian kuitenkin selvisi, että tämän meidän pienen henkilökunnan liikkuvuuden projektin hallitsemiseen tästä kurssista ei paljon ole iloa. Täällä puhuttiin miljoonista euroista ja useista partnereista. Tämä varmaankin selittää yliopistojen vahvan edustuksen kurssilaisten joukossa.

Kurssi oli kuitenkin mielenkiintoinen, ja jos nyt kirjoittaisin uuden hakemuksen, osaisin varmastikin tehdä sen paremmin kuin miten tämä hakemus oli tehty.

Mitä olen oppinut ja mitä tekisin nyt toisin

Tässä artikkelissa kerron nyt niistä asioista, jotka tämän kurssin myötä mielestäni auttavat tällaisen pienen hankkeen hallinnoinnissa. Kerron myös niitä ongelmista, jotka olisin voinut välttää, jos olisin hankehakemusta tehdessäni jo valmistautunut paremmin tulevaan. Vähän kerron myös mieleen jääneitä asioita isomman projektin hallinnassa.

Vuoden tauko hankkeen kirjoittamisen ja sen hyväksymisen välillä ei helpottanut hankkeen käynnistämistä. Kun siihen päälle lisätään vielä 1,5 vuotta pandemiaviivästystä, tuntui hankkeen käynnistäminen todella hankalalta. Mitä olimme edes luvanneet saada aikaiseksi? Onneksi hankehakemukseen pitää varsin tarkasti kirjoittaa pienetkin yksityiskohdat, joten hakemusta lukemalla pääsi taas aika hyvin kärryille sen suhteen mitä maailmalta oltiin hakemassa, ja mitä alkuvuonna 2019 mielessä pyöri. Lähinnä haettiin uusia ajatuksia ja toimintamalleja opettamiseen ja ja koko opiston toimintaan. Hankkeen lähtökohtana oli toimintatavat ja pedagogiset ajatukset, jotka voidaan opiston sisällä levittää mahdollisimman laajalle, ja joita voidaan soveltaa monissa eri aineissa. Lähtökohta kuulosti edelleen, melkein 3 vuotta myöhemmin, hyvältä.

Kompastuskiviä hankkeen aloituksessa

Ensimmäinen kompastuskivi tuli kuitenkin jo heti ensimmäisten liikkuvuuksien jälkeen. Kyproksen kurssilla opin, että se mikä on kirjoitettu hakemukseen, pitää ja sen mukaan on toimittava. Jos hakemuksessa kuvattu toiminta huomataankin hankkeen alettua väärin ajatelluksi, sitä ei kuitenkaan saa oleellisesti muuttaa. Mutta myös kaupungilla on omat toimintatavat ja säädökset, jotka ohjaavat kaupungin toimintaa. Selvitä ne jo hakemusta tehdessä, jotta asiat on varmasti kirjattu oikein hakemukseen.

Meidän kohdallamme ensimmäiseksi ongelmaksi nousi se, miten liikkuja oikeasti saa apurahan käyttöönsä. Vuoden -21 loppusyksystä meillä tehtiin 3 liikkuvuutta, ja niissä toimittiin niin kuin hankehakemukseen oli kirjattu. Opisto maksaa kurssimaksun ja lisäksi majoituksen, jos se voidaan hankkia kaupunkia laskuttamalla. Liikkuja itse hankkii lennot (ja majoituksen, jos se on varattava esim. luottokorttia käyttäen) ja laskuttaa ne kaupungilta muiden apurahaan mahtuvien kulujen kera liikkumisen jälkeen.

Kun alettiin selvittää, voisiko tätäkin yksinkertaistaa ja maksaa koko apurahan suoraan liikkujalle, joka toimittaisi kuitit opistolle, niin selvisikin, että ei näin voi ollenkaan toimia, vaan matkat pitää tilata kaupungin sopimusmatkatoimiston kautta. Näin on ainakin toimittava päätoimisten työntekijöiden kohdalla. Entä tuntiopettajat, joilla harvoin on työsopimus voimassa, kun liikkuvuus tapahtuu? Selvittelin asiaa kaupungin sisällä. Kaupungin ammattioppilaitoksessa opettajille matkat ja majoitukset tilataan kaupungin sopimustoimittajan kautta, mutta oppilaille, joilla ei (tietenkään) ole työsopimusta, apuraha maksetaan suoraan, ja heidän pitää tuoda oppilaitokselle kuitit rahan käytöstä. Selkeää vastausta kaupungin hankinnasta ei ole edelleenkään saatu, mutta kaikki matkat ja majoitukset tilataan nyt kuitenkin kaupungin sopimustoimittajan kautta, jotta emme myöhemmin joudu selvittelemään asiaa enempää. Tämä rajoittaa vaihtoehtoja, esim. Rayan Air halpana lentoyhtiönä ei ole heidän valikoimissaan, mutta tällä mallilla nyt mennään hanke loppuun. Tärkeä selvitettävä asia, jos olet hankehakemusta tekemässä: Selvitä jo hakemusvaiheessa miten omassa kunnassasi apurahan käyttö onnistuu myös tuntiopettajilta.

Kun hanketta alettiin suunnittelemaan, tiedossa oli, että sovittuja liikkuvuuksia voidaan jälkeenpäinkin muuttaa, kaiken ei tarvitse olla lukkoon lyötyä. Tämä tietysti nyt pandemian aikana on ollut erittäin tärkeää. Loppuun asti suunniteltu hanke olisi joka tapauksessa mennyt kokonaan uusiksi. Mutta on kuitenkin tärkeää tutustua esimerkiksi kurssitarjontaan TODELLA huolella. Kyllä meilläkin kursseja etsittiin ja katseltiin, suurellakin mielenkiinnolla, mutta se jäi huomaamatta, että kurssit voivat olla joko 5 tai 6 päivää pitkiä. Näin ensikertalaisena emme huomanneet kiinnittää tuohon huomiota, vaan oletus oli, että viikon kurssilla on 5 kurssipäivää, ja kaikki apurahat haettiin tällä opetuksella. Nyt monet lähtijät menettävät sen yhden päivän apurahan, kun meidän hakemuksessamme on varauduttu vain 5 päivään. Eli tee hakemus huolella ja kurssit nimeten. Vaikka ohjelma myöhemmin muuttuisikin, kurssien kesto on oikein.

EU rahoitteisen hankkeen oppien jakaminen

Kyproksen kurssilla puhuttiin paljon hankkeen oppien jakamisesta. Opimme ulkoa hokeman ”Communication, Dissemination, Exploitation, Capitalization”

Communication – Viestintä

  • Jaa tietoa hankkeesta mahdollisimman paljon ja eri kanavissa. Kerro kaikille, että tällainen hanke on käynnissä. Meidän hankkeessamme tämä on tarkoittanut Vanda-kalan matkoista kertomista opiston sometileillä. Myös nämä blogikirjoitukset kuuluvat hankkeesta viestimiseen.

Dissemination – Tiedon jakaminen

  • Tietoa hankkeen opeista ja vaikutuksesta on jaettava vertaisille, akateemiselle yleisölle, siis edellistä pienemmälle joukolle. Meidän tapauksessamme tämä tarkoittaa kokemusten ja oppien jakamista muille Aikuisopiston opettajille ja muulle henkilökunnalle. Jokainen lähtijä on velvoitettu pitämään vähintään yhden tilaisuuden, jossa hän kertoo liikkuvuutensa opeista ja uusista ajatuksista.

Exploitation – Saadun tiedon hyödyntäminen

  • Hankkeen vaikutuksen piiri pienenee jokaisessa vaiheessa. Toiveena on, joku opettaja tai henkilökunnan jäsen ottaisi käyttöön edellisessä vaiheessa jaettua tietoa. Liikkujan tuoma uusi oppi siirtyisi siis käyttöön muiden työssä.

Capitalization – Hankkeen tuloksien varaan rakennetaan muualla jotain uutta, tai joku muu ottaa hankkeen tuotokset käyttöön ja parantaa niitä.

  • Tämä olisi napakymppi hankkeelle. Näissä pienissä liikkuvuushankkeissa tuskin tällaiselle tasolle voidaan päästä, mutta hyvin rakennetulle kokonaisuudelle sekin varmasti voisi olla mahdollista.

Hyvin monet muut kurssin opeista sopivat paremmin isompien monien partnerien hankkeisiin. Tässä kohtaa voisin niiden mieleen jääneiksi opeiksi kertoa seuraavia:

Kumppanuussopimus

Kumppanuussopimus (partner agreement) on hyvä tehdä, mutta se ei ole hankesopimuksen kopio. Hankesopimuksessa on jo kaikki hankkeeseen liittyvät asiat ja jokainen hankkeessa mukana oleva on ne hyväksynyt olemalla mukana hankkeessa. Kumppanuussopimuksessa sen sijaan on hyvä sopia käytännön asioista - kuinka viestintä eri vaiheineen hoidetaan, kuka vastaa mistä osasta viestintää ja miten, kuinka nopeasti partnerin viesteihin on vastattava, millaisia vastuualueita kullakin partnerilla on ja miten niistä raportoidaan, millaisia alustoja käytetään viestinnässä ja arkistoinnissa yms. Kun käytäntö on selkeästi sovittu, asiat hoituvat helpommin.

Riskien hallinta

Jo hakemusvaiheessa täytyy miettiä, miten hankkeen riskejä pyritään hallitsemaan. Täytyy pohtia, millaisia mahdolliset riskit voisivat olla, ja miten niitä voidaan estää, niihin varaudutaan ja miten niistä selvitään. Riskien pohtimisesta on varsin hyvä aloittaa, voi olla että koko hankerahoitus jää hakematta, kun riskit on listattu ensin.

Budjetti

Hankerahaa haettaessa projektinhallinnan kuluksi on laskettava 5-15 % kokonaiskustannuksesta. Jos partnereita on paljon, summa voi hyvin olla suurempikin. Viestinnän kulujen pitää olla noin 15-25% hankkeen kokonaiskustannuksesta. Overhead-kulut, kuten sähkö, vuokra jne. kulut voivat olla enintään 25%.

Saimme koulutuksesta mukaan todella kattavan tietopaketin ison hankkeen projektin hallintaan. Tunneilla myös tehtiin paljon soveltavia harjoituksia esimerkiksi rahoituksen, riskien ym. asioiden miettimisessä. Kaiken kaikkiaan kurssi oli varsin hyvä, käsiteltävien hankkeiden ja asioiden kokoluokka vaan oli meidän hankkeeseemme verrattuna aivan liian massiivinen. EU-työkalujen käyttö piti joka tapauksessa opetella ihan itse.

Teksti ja kuvat: Elina Vienamo

""

 

Liittyvät sisällöt

Kaikki kategoriassa Opistopistoja